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>Nutzen für Ihr Unternehmen
Unser >DOCS verfügt über alle relevanten Anforderungen eines modernen und effizienten Dokumentenmanagementsystem und unterstützt Sie in der Umsetzung eines effektiven Managementsystems durch gezielte Verarbeitung und Bereitstellung von Dokumenten zur Nachweisführung. Die Forderungen der ISO 27001 und TISAX bzgl. der Archivierung und Schutz der Dokumenten werden dabei berücksichtigt.
Durch die Verknüpfung an weitere GUKSA-Module bietet Ihnen unser >DOCS eine ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten unter zusätzlicher Berücksichtigung prozessspezifischer Informationen wie beispielsweise das >PB+ Modul.
Durch individualisierbare Zugriffsrechte können Sie sicherstellen, dass bestimmte Personen z.B. nur Leserechte erhalten, andere wiederum auch Daten bearbeiten und löschen können. Somit kann der >DOCS Administrator z.B. die organisatorische Hoheit festlegen, sodass nur bestimmte Personen keine, Lese- oder Schreibrechte z.B. auf Finanz- oder Personaldaten erhalten.
Demzufolge können gewisse sensible Daten (Personaldaten, Kunden Dokumente, usw.) für den Zugriff gesperrt werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Daten in ihrer Verfügbarkeit zeitlich zu befristen.- Reduzierung von Redundanzen durch die Vermeidung von unterschiedlichen Speicher- und Lagerorten der Dokumente innerhalb Ihres Unternehmens, indem ein zentrales Online-Tool zur Anwendung kommt
- Nachhaltiges Änderungsmanagement von Dokumenten durch Ihren unternehmensspezifisch festgelegten Workflow zur Prüfung, Freigabe und Bereitstellung von aktuellen Dokumenten
- Effizienter Zugriff auf relevante Dokumente durch schnelle und unkomplizierte Suchfunktionen
- Dokumentenintegrität durch entsprechende Sichtberechtigungen, die anwenderspezifische festgelegt werden können und somit die Datenschutzbestimmungen Ihres Unternehmens sicher stellen
- Steuerung der Unternehmensinformationen und des Unternehmenswissens über Zugriffsrechte
- Erhebliche Aufwandsreduzierung, da neue und zu prüfende Dokumente für die Anwender sofort ersichtlich sind und somit die Pflege der Dokumente Ihres Unternehmens einfacher wird
- Erleichterung und Sicherheit der Nachweisführung in Kunden- und Zertifizierungsaudits durch Realisierung der Normenforderung, Dokumentenlenkung und Archivierung
- Erfüllung der Compliance-Anforderungen durch revisionssichere Archivierung
- Beitrag zur Nachhaltigkeit und Reduzierung von Kosten durch geringeren Papierverbrauch
- Übersetzung der Dokumenteninhalte in verschiedene Sprachen
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>Beschreibung
Das Modul >DOCS dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente, Ihrer unternehmens- und prozessrelevanten sowie technischer interner und externer Dokumente. >DOCS bietet die Möglichkeit entsprechende Vorgabedokumente auszufüllen und als Nachweisdokument datensicher zu archivieren.
Neue Versionen oder Änderungen dieser Dokumente können vollständig und transparent dargestellt werden und stehen dem Anwender mit wesentlichen Informationen, wie z.B. Prozesszugehörigkeit, Art, Prüfungsintervall und Archivierungsdauer, schnell und unkompliziert zur Verfügung.
Bevor ein Dokument abrufbar wird, können Prüfungen und Freigaben für das jeweilige Dokument festgelegt werden. Erst nach Durchführung dieses, nach Ihren spezifischen Anforderungen generierten, Workflows wird das Dokument für Ihre Mitarbeiter sichtbar. Zusätzlich können die relevanten Personen per E-Mail informiert werden.
Dokumentierte Informationen können darüber hinaus mit Schlagwörtern und Zusatzinformationen versehen werden, welche zu einer effektiven Suche nach Dokumenten führt und Mitarbeiter zielgerichtet Informationen finden können.
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>Erweiterbarkeit
>PB+
Durch die Anbindung an das Modul PB+ können die Dokumente direkt in die entsprechenden Prozesse aus Ihrer Prozesslandschaft implementiert werden
>ATS
Mit ATS können Sie die Dokumente aus DOCS (oder auch andere Dokumente) umfassend analysieren und bewerten. Hierzu können auch weiterführende Maßnahmen abgeleitet werden
>TODO
Mit dem TODO-Manager können die Maßnahmen, die sich aus der Prüfung von internen Dokumenten ergeben, in eine Maßnahmenverfolgung überspielt werden. Hier haben Sie u.a. die Möglichkeit, diese Maßnahmen weiter zu planen, zu delegieren und beispielweise Übersichten zur Auswertung zu erhalten