Uma entrevista com Tanja Wälzholz (Tanja Wälzholz Consulting)
Tanja Wälzholz, da Tanja Wälzholz Consulting, relata as suas experiências com a introdução do RPAS®, a solução de sistema de gestão de riscos da GUKSA, na Universidade Steinbeis.
Quem é você e qual é a sua função?
O meu nome é Tanja Wälzholz. Como consultora empresarial independente, trabalho com organizações de vários tipos e tamanhos. Atualmente, dirijo o projeto de acreditação do sistema da Universidade Steinbeis.
Desde quando você oferece serviços de consultoria e a que grupo de clientes você se dirige especificamente?
Desde que concluí o meu curso de engenharia económica na Universidade Técnica de Darmstadt, trabalhei como freelancer em pequena escala. Só em 2006 é que me tornei independente com a Tanja Wälzholz Consulting. Os meus clientes são principalmente fornecedores da indústria automóvel, incluindo empresas que vão desde grupos globais a pequenas empresas familiares. Há muitos anos que trabalho especialmente com empresas de serviços do setor automóvel. A minha segunda área de atuação profissional é a consultoria para instituições de ensino superior.
O que mais lhe agrada na sua profissão?
O que mais me entusiasma é a colaboração com empresas ou organizações que realmente querem mudar algo para melhor de forma sustentável. Como parte de uma equipa em que essa é a motivação, o meu trabalho me dá um prazer especial.
Como surgiu o contacto com a GUKSA GmbH?
Manuel Cordas dos Santos é um querido colega há muitos anos. Ambos éramos auditores terceirizados da DQS na área automotiva e realizámos algumas auditorias TS 16949 juntos. Além disso, ambos éramos membros do grupo de trabalho da VDA sobre requisitos específicos do cliente/CSR. Há alguns anos, realizo formações e exames internos de licença VDA para auditores na MCS/Guksa. À margem destes eventos em Lüdenscheid, o Sr. Santos sempre gostava de me manter atualizado sobre os módulos de software GUKSA novos e aperfeiçoados.
Como avalia a colaboração com a GUKSA?
A colaboração com os colegas da GUKSA é muito valiosa para mim. Em projetos em que são utilizados produtos de software da GUKSA, nós, como equipa, adaptamos o software às necessidades específicas de cada cliente. É uma verdadeira colaboração, em que todos contribuem com os seus conhecimentos e experiência, permitindo-nos chegar às soluções ideais.
E qual é o vosso projeto comum atual?
Atualmente, estamos a trabalhar em conjunto no projeto de acreditação do sistema da Universidade Steinbeis. Para a acreditação do sistema, está a ser implementado um sistema de gestão da qualidade uniforme e centralizado na universidade. Para mapear o panorama dos processos, está a ser utilizado o módulo PB+ da GUKSA. Este módulo de software permitiu-nos mapear, em poucos meses, um sistema de gestão da qualidade uniforme e orientado para os processos, que desenvolvemos em workshops em conjunto com a GUKSA e as faculdades da universidade. O panorama de processos uniforme foi então transferido no PB+ para as faculdades e filiais da universidade. No PB+, todos os documentos de especificações relevantes para a gestão da qualidade são agora disponibilizados de forma centralizada e estão assim acessíveis a todos os funcionários da Universidade Steinbeis – um requisito importante para um sistema de gestão funcional. Para verificar se todas as especificações internas e externas são implementadas nas faculdades e filiais, realizamos auditorias orientadas para processos e baseadas em riscos. Para isso, utilizamos o software de gestão de auditorias RPAS® da GUKSA. Com ele, a direção da universidade pode ver rapidamente qual é o estado do sistema de gestão da qualidade de uma filial em relação aos requisitos de acreditação do sistema. Quando são identificados riscos, são acordadas medidas no âmbito das auditorias. O módulo RPAS® também ajuda com a gestão integrada de medidas. Assim, a GUKSA apoia o ciclo PDCA no sistema de gestão da qualidade da Universidade Steinbeis de forma consistente.
Por que a Universidade Steinbeis está interessada num sistema de gestão de riscos?
No âmbito do projeto de acreditação do sistema da Universidade Steinbeis, é necessário gerir os riscos associados à acreditação do sistema. Aqui, aos riscos decorrentes das disposições legais aplicáveis a todas as instituições de ensino superior, acrescem ainda os riscos económicos, uma vez que a Universidade Steinbeis é uma instituição de ensino superior privada com a forma jurídica de uma sociedade limitada.
Que desafios vê, em geral, em relação à introdução de sistemas de gestão de risco?
De um modo geral, ao introduzir um sistema de gestão de riscos, é necessário considerar se os recursos necessários para tal estão disponíveis ou se é necessário adquirir recursos adicionais. Em particular, para a implementação de um sistema de gestão de riscos, deve ser criado um projeto com uma organização de projeto adequada. Isto inclui tudo o que constitui uma boa gestão de projetos – acima de tudo, uma gestão de projetos dotada das competências adequadas e das qualificações necessárias. A equipa do projeto inclui gestores e colaboradores de todas as unidades organizacionais. Penso que já fica claro que a introdução de um sistema de gestão de riscos não pode simplesmente ocorrer paralelamente às atividades diárias. Antes da introdução, é necessário verificar quais outros sistemas de gestão já estão implementados e em vigor na organização. Se, por exemplo, existir um sistema de gestão da qualidade bem funcional e realmente orientado para os processos, ou mesmo um sistema de gestão integrado, com a infraestrutura adequada, isso facilitará naturalmente a implementação do sistema de gestão de riscos. Em seguida, é necessário verificar qual software faz sentido para apoiar o sistema de gestão de riscos no ambiente em questão.
E qual considera ser o maior desafio na fase de implementação?
Pela minha experiência, o maior desafio na implementação de um sistema de gestão de riscos reside na cultura empresarial dominante e na mentalidade dos gestores. Uma das tarefas mais importantes da gestão ao lidar com um sistema de gestão de riscos é ter de enfrentar realmente os riscos. A gestão de riscos significa, em primeiro lugar, tomar consciência dos riscos e avaliá-los. A consequência disso é que medidas devem ser definidas e implementadas para gerir os riscos identificados. E é precisamente essa transparência e a pressão resultante para agir que a maioria das administrações não aprecia muito. Também no projeto com a Universidade Steinbeis, esse é o maior desafio. Através das auditorias internas com o sistema RPAS®, o estado do sistema de gestão da qualidade da administração da universidade/sede e das faculdades individuais não só se torna transparente, como também claramente visível e comparável através da representação gráfica no mapa de riscos. Muitos colegas consideram isso positivo e outros nem tanto – tal como em qualquer outra empresa. Curiosamente, a aceitação da apresentação dos resultados da análise de risco no mapa de risco é maior nas faculdades ou filiais onde a gestão de risco faz parte da área de ensino, ou seja, em todos os locais onde se está familiarizado com a utilização de sistemas de gestão de risco.
Neste contexto, como vê a acreditação de sistemas nas instituições de ensino superior?
Os requisitos que a acreditação do sistema impõe a uma instituição de ensino superior exigem, como o próprio nome indica, que a instituição, com todas as suas faculdades e a sua administração, se considere um sistema com um sistema de gestão comum. À primeira vista, isso parece contradizer a autonomia das faculdades, consagrada na lei. Dependendo da forma como um sistema de gestão da qualidade uniforme é implementado numa instituição de ensino superior, a acreditação do sistema nas instituições de ensino superior é difícil e, por vezes, até impossível. Um sistema de gestão da qualidade centralizado que não tenha em conta de forma suficiente ou de todo a individualidade das faculdades está condenado ao fracasso ou torna-se, literalmente, um tigre de papel!
Então, o que deve ser considerado como pré-requisito para uma acreditação de sistema bem-sucedida?
Na minha experiência, uma acreditação de sistema só pode ser bem-sucedida se a individualidade das faculdades for preservada ao máximo e todos os envolvidos forem incluídos no projeto. Para tal, são necessárias presidências universitárias genuínas, uma equipa de projeto empenhada, uma gestão de projeto competente e, por último, mas não menos importante, uma sistemática consistente para gerir de forma eficaz e, acima de tudo, sustentável os riscos inerentes a uma acreditação do sistema. Foi precisamente por isso que decidimos colaborar com a GUKSA e, em particular, com a RPAS®.
Que vantagens e particularidades vê especificamente no sistema RPAS®?
Como já foi mencionado: acima de tudo, a possibilidade de visualizar os riscos ponderados para o sistema de gestão de uma empresa num gráfico e a possibilidade associada de comparar diferentes locais ou faculdades em universidades entre si ou ao longo do projeto. Além disso, na minha opinião, a ferramenta integrada para a gestão de medidas é uma grande vantagem. O RPAS® oferece a possibilidade de implementar o ciclo Plan-Do-Check-Act de forma consistente em toda a organização, com todos os processos e unidades organizacionais associados. O RPAS® está ligado à representação do sistema de gestão orientado para processos e a todos os documentos de especificações internas e externas associados. Através da definição individual dos fatores de risco da organização no RPAS®, o sistema de gestão de riscos torna-se o garante da implementação da estratégia empresarial. Isto significa que, com o sistema RPAS®, é possível implementar políticas através da implementação de estratégias nas atividades operacionais diárias. Quando utilizado corretamente, o RPAS® é um sistema operacional de implementação de estratégias e, como tal, um apoio ao desenvolvimento sustentável e focado na estratégia de uma empresa.
O que o projeto significará para a Universidade Steinbeis a curto e longo prazo?
Para a Universidade Steinbeis, a implementação do sistema de gestão de riscos significa, a curto prazo:
- A possibilidade de implementar de forma rápida e sustentável um sistema de gestão da qualidade uniforme em toda a instituição de ensino superior.
- A comprovação do grau de maturidade dos sistemas de gestão da qualidade nas faculdades individuais ou filiais,
- A oportunidade de demonstrar o grau de implementação dos requisitos de acreditação nas filiais ao longo do projeto,
- Implementar medidas específicas para minimizar os riscos do projeto,
- Fornecer provas objetivas de que a instituição de ensino superior implementou um sistema de gestão da qualidade funcional e que este é efetivamente utilizado.,
- A obtenção do certificado de acreditação do sistema e, consequentemente, a possibilidade de acreditar os cursos de estudo.
A longo prazo, isso significa para a Universidade Steinbeis:
- Garantir de forma sustentável a qualidade da investigação e do ensino na Universidade Steinbeis e, com isso,
- A implementação operacional da orientação estratégica da Universidade Steinbeis.
- Estar preparado para todos os novos requisitos ou requisitos adicionais que a universidade terá de cumprir, como, por exemplo, uma acreditação institucional.
Como vê o futuro da gestão de riscos? O RPAS® também pode ser uma solução para outras empresas?
Quanto mais me dedico ao RPAS® e trabalho operacionalmente com este sistema abrangente no projeto, mais claro fica para mim o quão valioso este sistema de gestão de riscos contínuo também pode ser para outras empresas. Na minha opinião, o RPAS® é, por um lado, a ferramenta perfeita para gerir os riscos operacionais numa organização. Isto porque os riscos são sempre muito transparentes, ponderados de acordo com a sua importância para a organização, visualizados graficamente e, ao mesmo tempo, podem ser geridos através da gestão de medidas com as prioridades adequadas. Por outro lado, através da definição individual dos fatores de risco da empresa, o RPAS® oferece a possibilidade de implementar e acompanhar sistematicamente a estratégia nos processos de criação de valor de uma organização, permitindo assim um sucesso sustentável.
Muito obrigado pela entrevista, Sra. Wälzholz.
Se achou a entrevista útil ou interessante, ficaríamos muito gratos se partilhasse esta publicação com outras pessoas.
Os seus comentários também são muito bem-vindos. Basta enviá-los para o seguinte endereço de e-mail:
Para mais informações sobre a Tanja Wälzholz Consulting, visite o site da empresa:
Tanja Wälzholz Consulting (Link para site externo)
Para mais informações sobre o software ADUiT, visite o nosso site: